Writering Short Report Bangla Overview

 

Writering Short Report Bangla Overview

একটি দীর্ঘ-আনুষ্ঠানিক-বিশ্লেষনমূলক প্রতিবেদনের সাধারণ অংশগুলিকে হাইলাইট করেছেন।  পূর্ববর্তী অধ্যায়ে উপস্থাপিত প্রতিবেদনের বিন্যাসটি ব্যবহার করা হয় যখন সমস্যাটি জটিল হয় এবং পরিস্থিতি আনুষ্ঠানিক হয়।  যাইহোক, দীর্ঘ-আনুষ্ঠানিক প্রতিবেদন কম জটিল, কম আনুষ্ঠানিক এবং বিওআর পুনরাবৃত্তির সমস্যাগুলির জন্য উপযুক্ত নয়।  এই ক্ষেত্রে, ছোট রিপোর্ট সবচেয়ে উপযুক্ত।  প্রকৃতপক্ষে, ব্যবসায়িক ক্রিয়াকলাপগুলি পরিচালনা করার জন্য ব্যবস্থাপনা খুব বেশি সংক্ষিপ্ত প্রতিবেদনের উপর নির্ভর করে।  এই অধ্যায়ে সংক্ষিপ্ত প্রতিবেদনের গুরুত্ব, বৈশিষ্ট্য এবং প্রকারভেদ নিয়ে বিস্তারিত আলোচনা করা হয়েছে।  বিভিন্ন ধরনের সংক্ষিপ্ত প্রতিবেদনের কিছু চিত্রও এই অধ্যায়ে উপস্থাপন করা হয়েছে।

সংক্ষিপ্ত প্রতিবেদনঃ

সংক্ষিপ্ত প্রতিবেদনগুলি ব্যবসায় সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত যন্ত্র।  এটি এমন একটি প্রতিবেদন যাতে টং প্রতিবেদনের কিছু অংশ বাদ দেওয়া হয়।  অর্থাৎ, বিষয়বস্তুর দিক থেকে এটি ছোট এবং দৈর্ঘ্যের দিক থেকে হুস।  আনুষ্ঠানিকতার মাত্রা কমে যাওয়ার সাথে সাথে সমস্যাটি সহজ হয়ে যায়, রিপোর্টের মেক আপও পরিবর্তিত হয়।  এই ক্ষেত্রে, দীর্ঘ প্রতিবেদনের পরিবর্তে সংক্ষিপ্ত প্রতিবেদন লেখা হয়। 

 সংক্ষিপ্ত প্রতিবেদন প্রত্যক্ষ বা পরোক্ষ ক্রমে সংগঠিত হতে পারে;  যাইহোক, সরাসরি অর্ডার সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত হয়।  সরাসরি ক্রমানুসারে, রিপোর্টের সারাংশ দিয়ে রিপোর্ট শুরু হয়।  সারসংক্ষেপ অনুসরণ করে, সূচনা বক্তব্য উপস্থাপন করা হয়।  ভূমিকায় অনুমোদনের তথ্য এবং প্রতিবেদনের সমস্যা এবং এর সুযোগের একটি সংক্ষিপ্ত বিবৃতি কভার করে একটি একক অনুচ্ছেদ রয়েছে।  সূচনা অংশের পর প্রতিবেদনের ফলাফল আসে।  অবশেষে, যেখানে প্রয়োজন সেখানে উপসংহার এবং সুপারিশ উপস্থাপন করা হয়।  পরিশিষ্ট ও গ্রন্থপঞ্জির ব্যবহার পাঠকদের প্রয়োজন ও প্রয়োজনের উপর নির্ভর করে।

সংক্ষিপ্ত প্রতিবেদনের বৈশিষ্ট্যঃ 

সংক্ষিপ্ত প্রতিবেদনে প্রতিবেদনের সাধারণ বৈশিষ্ট্য রয়েছে যেমন নির্দিষ্ট ঘটনা বা সমস্যা, বাস্তব তথ্যের সুশৃঙ্খল উপস্থাপনা, বস্তুনিষ্ঠতা, নিরপেক্ষতা ইত্যাদি। এই সাধারণ বৈশিষ্ট্যগুলি ছাড়াও, সংক্ষিপ্ত প্রতিবেদনে কিছু পার্থক্যকারী বৈশিষ্ট্য রয়েছে।  এর কিছু স্বতন্ত্র বৈশিষ্ট্য নিম্নরূপ: 

1. প্রাথমিক অংশগুলিতে সামান্য ফোকাস: সংক্ষিপ্ত প্রতিবেদনগুলি প্রাথমিক বা প্রাথমিক অংশে খুব কম মনোযোগ দেয় এবং প্রতিবেদনের অংশে আরও মনোযোগ দেয়।  কারণ, এই প্রতিবেদনগুলি সাধারণত প্রতিদিনের সমস্যাগুলির সাথে মোকাবিলা করে এবং কিছু অভ্যন্তরীণ পাঠকদের জন্য প্রস্তুত করা হয়।  যাইহোক, বাইরের পাঠকদের জন্য, কিছু পরিচায়ক তথ্য অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে।  

2. সংক্ষিপ্ত ভূমিকা: সংক্ষিপ্ত প্রতিবেদন প্রতিবেদনের একটি সংক্ষিপ্ত ভূমিকা দেয়।  যেহেতু টার্গেট শ্রোতারা রিপোর্টের সমস্যাটি জানেন, তাই সংক্ষিপ্ত প্রতিবেদনগুলি বিস্তারিত ভূমিকা এড়ায়।

3. সরাসরি বা ডিডাক্টিভ পদ্ধতি: প্রতিবেদন উপস্থাপনের দুটি পদ্ধতি রয়েছে।  একটি হল প্রত্যক্ষ বা ডিডাকটিভ পদ্ধতি এবং অন্যটি হল পরোক্ষ বা প্রবর্তক পদ্ধতি।  শোন রিপোর্ট সাধারণত উপস্থাপনার সরাসরি বা ডিডাক্টিভ অর্ডার অনুসরণ করে।  অর্থাৎ, শোন রিপোর্ট উপসংহার এবং সুপারিশ দিয়ে শুরু হয়।  বিজনেস এক্সিকিউটিভরা উপস্থাপনার এই ক্রমটি পছন্দ করেন কারণ তাদের প্রধান উদ্বেগ হল প্রয়োজনীয় তথ্য পাওয়া ও সিদ্ধান্ত নেওয়া। 

4. অভ্যন্তরীণ ব্যবহারকারী: সংক্ষিপ্ত প্রতিবেদন সাধারণত অভ্যন্তরীণ পাঠকদের কাছে পাঠানো হয়  এটি সংস্থার অন্তর্বর্তী সদস্যদের সমস্যা সমাধান করতে বা তাদের কাজগুলি আরও ভালভাবে সম্পাদন করতে সহায়তা করে।  এটা টপ-ডাউন বা বটম-আপ হতে পারে।  

5. ব্যক্তিগত লেখার শৈলী: ছোট প্রতিবেদন দীর্ঘ প্রতিবেদনের চেয়ে বেশি ব্যক্তিগত ভাষা ব্যবহার করে।  অর্থাৎ, সংক্ষিপ্ত প্রতিবেদন শুধুমাত্র তৃতীয় ব্যক্তি ব্যবহার করার পরিবর্তে ব্যক্তিগত সর্বনাম ব্যবহার করতে পারে।  তারা একটি ব্যক্তিগত লেখার শৈলী অনুসরণ করে কারণ লেখক এবং পাঠক তাদের মধ্যে বিদ্যমান।  এই ধরনের প্রতিবেদনগুলি একে অপরকে জানে এবং অনানুষ্ঠানিক সম্পর্ক 

6. বিন্যাস: সংক্ষিপ্ত প্রতিবেদনের বিন্যাসটি রিপোর্টের থেকে কিছুটা আলাদা দুটি ফর্ম্যাটে লেখা হয়: চিঠি বিন্যাস এবং মেমো বিন্যাস।  যখন প্রতিবেদনটি চিঠির বিন্যাস অনুসরণ করে, তখন তাকে চিঠি প্রতিবেদন বলা হয়।  অন্যদিকে, যখন মেমো ফরম্যাট অনুসরণ করা হয়, তখন এটিকে মেমো রিপোর্ট বলা হয়।

সংক্ষিপ্ত প্রতিবেদনের গুরুত্বঃ

সংক্ষিপ্ত প্রতিবেদনের গুরুত্বের উপর বেশি জোর দেওয়া উচিত নয়।  ম্যানেজাররা বেশিরভাগই তাদের অভ্যন্তরীণ যোগাযোগের জন্য ছোট রিপোর্ট ব্যবহার করে।  সংক্ষিপ্ত প্রতিবেদনের তাৎপর্য তুলে ধরে কিছু বিষয় নীচে উপস্থাপন করা হল: 

1. অভ্যন্তরীণ যোগাযোগ: সংক্ষিপ্ত প্রতিবেদনগুলি অভ্যন্তরীণ সহযোগিতামূলক তথ্য যোগাযোগের জন্য খুব দরকারী।  সাংগঠনিক কার্যক্রম পরিচালনার জন্য ব্যবস্থাপনা সর্বদা বিভিন্ন বিভাগ ও বিভাগ থেকে প্রতিবেদন সংগ্রহ করে।

2. পরিকল্পনা প্রণয়ন এবং বাস্তবায়ন: সংক্ষিপ্ত প্রতিবেদনের মাধ্যমে, সংস্থাগুলি বিভিন্ন তথ্য বিনিময় করে।  এটি আপ-টু-ডেট পরিকল্পনা প্রস্তুত করতে এবং সেই পরিকল্পনাগুলির বাস্তবায়নে সহায়তা করে।

3. রুটিন রিপোর্টিং: রুটিন রিপোর্টিং এর জন্য সংক্ষিপ্ত রিপোর্টের কোন বিকল্প নেই। সংক্ষিপ্ত প্রতিবেদনগুলি ঘন ঘন এবং পর্যায়ক্রমে বিক্রয়, উত্পাদন, জায়, অর্থ, রক্ষণাবেক্ষণ এবং আরও অনেক বিষয়ে প্রস্তুত করা হয়।

4. প্রতিদিনের কার্যক্রম সম্পাদন: সংক্ষিপ্ত প্রতিবেদনের মাধ্যমে সংগঠনের সদস্যদের প্রয়োজনীয় তথ্য, নির্দেশিকা এবং নির্দেশনা প্রদান করে। ফলস্বরূপ, তারা তাদের অর্পিত দায়িত্ব কার্যকরভাবে এবং দক্ষতার সাথে পালন করতে পারে। 

 5. নিয়মিত সিদ্ধান্ত নেওয়া: সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য, মানুষের তথ্য প্রয়োজন। সংক্ষিপ্ত প্রতিবেদন সংশ্লিষ্ট ব্যক্তিদের সেই তথ্য সরবরাহ করে। তাই, রুটিন সিদ্ধান্ত নেওয়া সহজ হয়ে যায়! 

 6. বিভিন্ন বিভাগ এবং বিভাগকে একীভূত করা: সংক্ষিপ্ত প্রতিবেদনের আরেকটি গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা হল যে তারা পুরো সংস্থার মধ্যে যোগাযোগ নেটওয়ার্ক তৈরি করে বিভিন্ন বিভাগ এবং বিভাগের মধ্যে সঠিক একীকরণ নিশ্চিত করে। 

7. কর্মচারীদের সচেতন রাখা: সংক্ষিপ্ত প্রতিবেদনগুলিও কর্মীদের সাংগঠনিক বিষয়ে সচেতন রাখতে কার্যকর। এই ধরনের প্রতিবেদন প্রায় প্রতিটি অভ্যন্তরীণ অংশগ্রহণকারীকে বিভিন্ন সাংগঠনিক দিক সম্পর্কে বিস্তারিত তথ্য সরবরাহ করে। 

 8. কর্মচারীর দক্ষতা বৃদ্ধি: কর্মচারীদের তাদের কর্তব্য, দায়িত্ব এবং কর্মক্ষমতা সম্পর্কে অবহিত রাখার মাধ্যমে, সংক্ষিপ্ত প্রতিবেদন কর্মচারীদের সচেতন করে তোলে। এটি শেষ পর্যন্ত তাদের দক্ষতা বাড়ায়। 

 9. কর্মচারী সন্তুষ্টি বৃদ্ধি: সংক্ষিপ্ত প্রতিবেদনের মাধ্যমে কর্মীদের সাথে ক্রমাগত যোগাযোগ তাদের কাজের সন্তুষ্টির মাত্রা বৃদ্ধি করে।

সংক্ষিপ্ত প্রতিবেদন লেখার নির্দেশিকাঃ

একটি সংক্ষিপ্ত প্রতিবেদন আনুষ্ঠানিক এবং দীর্ঘ প্রতিবেদনের কিছু উপাদান বাদ দেয়।  সাধারণত, সংক্ষিপ্ত প্রতিবেদনে আনুষ্ঠানিক প্রতিবেদনের প্রাথমিক উপাদানগুলি এড়ানো হয়।  সংক্ষিপ্ত প্রতিবেদনে সাধারণত শিরোনাম পৃষ্ঠা এবং প্রতিবেদনের পাঠ্য বা মূল অংশ থাকে।  সংক্ষিপ্ত প্রতিবেদনের মূল অংশে সাধারণত তিনটি প্রধান অংশ থাকে: (i) ভূমিকা, (ii) পাঠ্য বা ফলাফল এবং (iii) উপসংহার এবং সুপারিশ।  মারফি এবং হিলডেব্র্যান্ড' একটি সংক্ষিপ্ত প্রতিবেদনের অংশ উপস্থাপনের জন্য নিম্নলিখিত নির্দেশিকা দিয়েছেন।  

একটি সংক্ষিপ্ত প্রতিবেদনের মূল অংশ লেখার জন্য পরামর্শ: 

ভূমিকা: 

1. উদ্দেশ্য, অনুমোদন, উত্স, সুযোগ, সংজ্ঞা, পটভূমি, সীমাবদ্ধতা, বিষয়গুলির তালিকা পছন্দসই হলে অন্তর্ভুক্ত করা যেতে পারে।  

2. যদি একটি প্রতিবেদনের পরিচায়ক উপাদানগুলি শুরুতে এক বা দুটি ছোট অনুচ্ছেদে বলা হয়, তাহলে শিরোনাম "ভূমিকা" সাধারণত বাদ দেওয়া হয়।

মূল অংশ বা পাঠ্য: 

1. সমস্ত প্রাসঙ্গিক তথ্য সঠিকভাবে এবং নিরপেক্ষভাবে উপস্থাপন করুন।  

2. ইন্ডাকটিভ প্ল্যান বা ডিডাক্টিভ প্ল্যান দ্বারা রিপোর্ট সাজান;  সাধারণত ব্যবসায়ীরা ডিডাক্টিভ প্ল্যান পছন্দ করেন।  

3. বিশদ বিবরণ দেখিয়ে, তাদের বিশিষ্ট অবস্থানে স্থাপন করে (উপযুক্ত শিরোনামগুলির সর্বোচ্চ ডিগ্রি সহ) এবং যান্ত্রিক উপায়গুলি যেমন ক্যাপিটালাইজেশন, আন্ডারস্কোরিং, বোল্ডফেস, আরও স্থান এবং পুনরাবৃত্তির মাধ্যমে গুরুত্বপূর্ণ ধারণাগুলির উপর জোর দিন।

4.  ভিজ্যুয়াল এইডস-গ্রাফ, টেবিল, ছবি অন্তর্ভুক্ত করুন-যখনই তারা আপনার পাঠকদের (বা শ্রোতাদের) জন্য তথ্য স্পষ্ট করতে সাহায্য করবে।

5. প্রতিবেদনের মাধ্যমে পাঠককে গাইড করতে শিরোনামগুলি ব্যবহার করুন, তবে আপনার বাক্য এবং অনুচ্ছেদগুলি লিখুন যাতে তারা একা দাঁড়াতে পারে - যেন শিরোনামগুলি বিদ্যমান ছিল না।

6. বেশিরভাগ অনুচ্ছেদের জন্য বিষয় বাক্য ব্যবহার করুন, এবং দুটি বা ততোধিক উপবিভাগ রয়েছে এমন একটি প্রধান বিভাগের শুরুতে একটি সূচনামূলক অনুচ্ছেদ ব্যবহার করুন।

7. লেখার নীতিগুলি প্রয়োগ করুন।  সর্বত্র, লেখা পড়া সহজ করুন.  বোধগম্য শব্দ, 16 থেকে 20 শব্দের গড় বাক্য, কংক্রিট বিশেষ্য, কয়েকটি ক্রিয়া বিশেষণ, কয়েকটি বিশেষণ এবং অনুচ্ছেদ যার গড় দৈর্ঘ্য প্রায় সাতটি টাইপ লেখা লাইন ব্যবহার করুন। 

টার্মিনাল বিভাগ (সারাংশ, উপসংহার, সুপারিশ): 

1. নিশ্চিত করুন যে টার্মিনাল বিভাগটি প্রতিবেদনের একটি অবিচ্ছেদ্য অংশ এবং পাঠ্যটিতে ইতিমধ্যে উপস্থাপিত তথ্যগুলি থেকে যৌক্তিকভাবে অনুসরণ করে।

2. মনে রাখবেন যে একটি সারাংশ পাঠ্যকে ঘনীভূত করে;  উপসংহার পাঠ্য মূল্যায়ন;  এবং সুপারিশগুলি কর্মের নির্দিষ্ট কোর্স অফার করে।

3. রিপোর্টের টার্মিনাল বিভাগে কোনো নতুন উপাদান অন্তর্ভুক্ত করবেন না। 

4. টেক্সট, সুপারিশ, তালিকা আলোচনা করা হয়েছে বলে সাধারণত সারাংশের পয়েন্টগুলিকে একই ক্রমে তালিকাভুক্ত করুন।

5. যদি রিপোর্টে একাধিক উপসংহার থাকে বা তাদের সংখ্যা থাকে। 6. আপ টু ডেট এবং নির্ভুল যথেষ্ট উপযুক্ত তথ্য সহ আপনার উপসংহার বা সুপারিশ সমর্থন করুন।

সংক্ষিপ্ত প্রতিবেদনের ফর্মঃ

ছোট প্রতিবেদন দুটি ভিন্ন আকারে খসড়া করা যেতে পারে।  এগুলো হল 

(1) লেটার ফর্ম বা লেটার রিপোর্ট

(2) মেমোরেন্ডাম ফর্ম বা মেমো রিপোর্ট।  

1. চিঠি প্রতিবেদন: একটি চিঠি প্রতিবেদন চিঠি আকারে লেখা একটি প্রতিবেদন।  অর্থাৎ, এই প্রতিবেদনটি একটি চিঠির বিন্যাস অনুসরণ করে তৈরি করা হয়েছে এবং এতে তারিখ, ভিতরের ঠিকানা, বিষয় লাইন, অভিবাদন, মূল অংশ, পরিপূরক বন্ধ, স্বাক্ষর এবং রেফারেন্স অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।  চিঠির প্রতিবেদনগুলি প্রাথমিকভাবে সংস্থার বাইরের ব্যক্তিদের কাছে তথ্য উপস্থাপন করতে ব্যবহৃত হয়।  উদাহরণস্বরূপ, একটি কোম্পানির ক্রেডিট রেটিং মূল্যায়ন ভালভাবে চিঠি আকারে উপস্থাপন করা যেতে পারে এবং অনুরোধকারী বহিরাগতদের কাছে এটি মেল করা যেতে পারে।  তবে, বহিরাগতরাও সংস্থাকে চিঠি লিখতে পারে।  উদাহরণস্বরূপ, একজন বাইরের পরামর্শদাতা কোম্পানির একটি সমস্যা তদন্ত করতে পারে এবং চিঠির আকারে সুপারিশ লিখতে পারে। অথবা চিঠির প্রতিবেদনের বৈশিষ্ট্যগুলিকে একত্রিত করে। 

বিশ্লেষণ করে একটি প্রতিবেদন: চিঠির প্রতিবেদনে নিম্নলিখিত বৈশিষ্ট্যগুলি রয়েছে: 

1) সমস্যার প্রকৃতি: চিঠির প্রতিবেদন সাধারণত ছোট সমস্যাগুলি উপস্থাপন করে  

2) দৈর্ঘ্য: সাধারণত চিঠির প্রতিবেদনের দৈর্ঘ্য ছোট হয়।  এর দৈর্ঘ্য তিন বা চার পৃষ্ঠা বা তার কম সময় লাগতে পারে।  যাইহোক, এই ক্ষেত্রে কোন কঠিন এবং দ্রুত নিয়ম বিদ্যমান নেই 

3) লেখার শৈলী: একটি সাধারণ নিয়ম হিসাবে, চিঠির প্রতিবেদনগুলি ব্যক্তিগত শৈলীতে লেখা হয়। অর্থাৎ, আমি, আপনি এবং আমরা এর মতো ব্যক্তিগত সর্বনাম ব্যবহার করে এই প্রতিবেদনটি লেখা হয়েছে।  

4) উপস্থাপনের ক্রম: প্রতিবেদনের এই ফর্মটি উপস্থাপনার প্রত্যক্ষ এবং পরোক্ষ উভয় ক্রম অনুসরণ করে।  অভ্যন্তরীণ পাঠকদের কাছে প্রতিবেদনটি উপস্থাপন করা হলে সরাসরি আদেশ অনুসরণ করা হয়।  অন্যদিকে, বহিরাগত পাঠকদের জন্য উপস্থাপনার পরোক্ষ ক্রম ব্যবহার করা হয়।  কারণ, বহিরাগত পাঠকদের সমস্যা বোঝার জন্য এবং বিশ্লেষণের জন্য কিছু প্রাথমিক তথ্য প্রয়োজন।  

2. মেমোরেন্ডাম রিপোর্ট: নাম থেকে বোঝা যায়, মেমোরেন্ডাম রিপোর্ট মেমো আকারে লেখা একটি রিপোর্ট।  মেমোরেন্ডাম রিপোর্ট ব্যবসায় সর্বাধিক ব্যবহৃত রিপোর্ট।  যখন কর্মীরা পর্যায়ক্রমে তাদের ঊর্ধ্বতনদের কাছে রিপোর্ট করেন, তারা সাধারণত মেমো রিপোর্ট লেখেন।  নীতি প্রণয়ন এবং বাস্তবায়নের জন্য বিভিন্ন বিভাগের প্রধানরা প্রায়শই কোম্পানির প্রেসিডেন্টের কাছে মেমো রিপোর্ট জমা দেন।

স্মারকলিপি রিপোর্টের বৈশিষ্ট্যগুলি:

মেমোর্যান্ডাম রিপোর্টের বৈশিষ্ট্যগুলি নিম্নরূপ: 

1) সমস্যাটির প্রকৃতি: স্মারকলিপি রিপোর্টগুলি সাধারণত রুটিন, প্রতিদিন-দিনের সমস্যাগুলির সাথে মোকাবিলা করে। 

2) সম্ভাব্য পাঠক: মেমোরেন্ডাম রিপোর্টে অভ্যন্তরীণ পাঠকদের জন্য অভ্যন্তরীণ বার্তা রয়েছে। অর্থাৎ, এই প্রতিবেদনগুলি এক ব্যক্তির সাথে সংস্থার মধ্যে অন্য একজনের দ্বারা লিখিত হয়। 

3) আনুষ্ঠানিকতা ডিগ্রি: মেমো রিপোর্ট রিপোর্টের সবচেয়ে অনানুষ্ঠানিক ফর্ম। তবে, প্রতিষ্ঠানের উচ্চ-স্তরের কর্তৃপক্ষের কাছে উপস্থাপিত হলে এই প্রতিবেদনটি একটি আনুষ্ঠানিক আকৃতি নিতে পারে। 

4) উপস্থাপনা আদেশ: এটি সাধারণত উপস্থাপনা সরাসরি আদেশ অনুসরণ করে। মেমো রিপোর্ট সাধারণত সমস্যা সমাধান করে। অতএব, প্রারম্ভিক তথ্যের জন্য কদাচিৎ কোন প্রয়োজন নেই।

চিঠির প্রতিবেদনে বিষয়বস্তুর বিন্যাসঃ

চিঠির প্রতিবেদনের সাধারণ বিন্যাস একটি চিঠির মতো। এটি সাধারণত কোম্পানির লেটারহেডে টাইপ করা হয়। বিষয়ের উপর নির্ভর করে, এর দৈর্ঘ্য দুই থেকে পাঁচ পৃষ্ঠা পর্যন্ত হতে পারে। একটি চিঠি প্রতিবেদনের বিষয়বস্তু নিম্নলিখিত ক্রমানুসারে সাজানো হয়: 

1) তারিখ: পত্র প্রতিবেদন প্রতিবেদন জমা দেওয়ার তারিখ দিয়ে শুরু হয়। পৃষ্ঠার উপরে বাম বা ডান মার্জিনে তারিখ উল্লেখ করা আছে। 2) ভিতরের ঠিকানা: ভিতরের ঠিকানা তারিখের নিচে দুটি স্পেস লেখা থাকে। এতে প্রতিবেদন জমা দেওয়া ব্যক্তি বা কর্তৃপক্ষের ঠিকানা থাকে। 

3) সাবজেক্ট লাইন: সাবজেক্ট লাইনে রিপোর্টের বিষয়কে কয়েকটি শব্দে উল্লেখ করা হয়। এটি ভিতরের ঠিকানার নীচে এক বা দুটি স্থান স্থাপন করা হয়। 

4) অভিবাদন: প্রতিবেদন লেখক এবং প্রতিবেদন গ্রহণকারী ব্যক্তির মধ্যে সম্পর্কের উপর নির্ভর করে একটি অভিবাদন হতে হবে।

5) শরীর: যে কোনও রিপোর্টের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ অঙ্গ হল শরীর। বডিতে তথ্যের বিন্যাস নির্ভর করে এটি প্রত্যক্ষ বা পরোক্ষ ক্রমে লেখা হয়েছে কিনা তার উপর সাধারণত চিঠি প্রতিবেদন উপস্থাপনের সরাসরি-ক্রম অনুসরণ করে। যখন এই ধরনের আদেশ অনুসরণ করা হয়, প্রতিবেদনটি সুপারিশ এবং উপসংহার দিয়ে শুরু হয়। অনুমোদনের পরে, উদ্দেশ্য, তথ্যের উত্স এবং ফলাফলগুলি উপস্থাপন করা হয়। 

6) স্বাক্ষর: যেহেতু একটি চিঠির প্রতিবেদন চিঠির বিন্যাস অনুসরণ করে, এটি রিপোর্ট লেখকের স্বাক্ষর, নাম এবং ঠিকানা দিয়ে শেষ হয়। 

7) রেফারেন্স বিভাগ: চিঠি প্রতিবেদনে একটি রেফারেন্স বিভাগ থাকতে পারে যদি এটি তথ্যের মাধ্যমিক উত্সগুলির সাথে পরামর্শ করে বা পর্যালোচনা করে।

মেমো রিপোর্টে বিষয়বস্তুর বিন্যাসঃ

মেমোরেন্ডাম রিপোর্ট একটি মেমোর আকার নেয়। এই প্রতিবেদনটি সহজ এবং দৈনন্দিন ব্যবসায়িক বিষয় নিয়ে লেখা। অনুভূমিকভাবে বা উল্লম্বভাবে সরানো হতে পারে। আন্দোলনের দিক যাই হোক না কেন, একটি মেমো রিপোর্ট কম আনুষ্ঠানিক, কম বিস্তারিত এবং কম কাঠামোগত। এটি নিম্নলিখিত বিষয়বস্তুগুলিতে মনোনিবেশ করে: 

1) তারিখ: স্মারক প্রতিবেদনের প্রথম বিষয়বস্তু হল রিপোর্ট জমা দেওয়ার তারিখ। পৃষ্ঠার উপরে বাম বা ডান মার্জিনে তারিখ উল্লেখ করা আছে। 

2) ভিতরের ঠিকানা: ভিতরের ঠিকানা তারিখের নিচে দুটি স্পেস লেখা থাকে। এতে প্রতিবেদন জমা দেওয়া ব্যক্তি বা কর্তৃপক্ষের ঠিকানা থাকে। যখন মেমো রিপোর্ট অনানুষ্ঠানিকভাবে লেখা হয়, শুধুমাত্র প্রাপকের নাম উল্লেখ করা হয়। 

3) লেখকের ঠিকানা: ভিতরের ঠিকানার নীচে, মেমো রিপোর্টে রিপোর্ট লেখকের ঠিকানা থাকে। যেহেতু মেমো রিপোর্ট সাধারণত অভ্যন্তরীণ ব্যবহারের জন্য ব্যবহৃত হয়, লেখকের সম্পূর্ণ বিবরণ খুব কমই উপস্থাপন করা হয়।

4) প্রতিবেদনের মূল অংশ: মেমো রিপোর্টের মূল অংশে, প্রয়োজনীয় তথ্য সরাসরি উপস্থাপন করা হয়। এটি রিপোর্ট সমস্যার বিস্তারিত ভূমিকা দেয় না।