লিখিত যোগাযোগ, লিখিত যোগাযোগের অর্থ, ব্যবস্থাপনায় লিখিত যোগাযোগ।

মৌখিক যোগাযোগ হল লিখিত বা গ্রাল শব্দ ব্যবহার করে বার্তা বিনিময়। সুতরাং মনে হয় মৌখিক যোগাযোগ দুই প্রকার: লিখিত যোগাযোগ এবং মৌখিক যোগাযোগ। নিম্নলিখিত চিত্রটি মৌখিক যোগাযোগের প্রকারভেদগুলো: 

-লিখিত যোগাযোগ

-মৌখিক যোগাযোগ 

তো আজকে আমরা আলোচনা করবো লিখিত যোগাযোগ সম্পর্কে এবং এর সকল প্রকারভেদ সম্পর্কে আলোচনা করব।

লিখিত যোগাযোগ

লিখিত যোগাযোগ মানে লিখিত শব্দে তথ্য বিনিময়। যোগাযোগের এই পদ্ধতিতে, শব্দগুলি মৌখিকভাবে নয়, লিখিত আকারে ব্যবহৃত হয়। তাই লিখিত যোগাযোগ বলতে আমরা বোঝাই যোগাযোগে লিখিত শব্দের অর্থপূর্ণ প্রয়োগ। এখানে যোগাযোগকারী সব উপস্থাপন করে। তার মতামত, মতামত ইত্যাদি লিখিত আকারে। মেসেজ না পড়লে রিসিভার তা বুঝতে পারবে না।  

লিখিত যোগাযোগের অর্থ-

নাম থেকে বোঝা যায়, লিখিত যোগাযোগের অর্থ লিখিত আকারে যোগাযোগ। এই যোগাযোগে, প্রেরক শব্দ এবং রিসিভার ব্যবহার করে বার্তা লেখেন। এটি এক ধরণের আনুষ্ঠানিক যোগাযোগ এবং ব্যবস্থাপনা মূলত সিদ্ধান্ত, আদেশ এবং নির্দেশাবলী প্রেরণের জন্য লিখিত যোগাযোগের উপর নির্ভর করে। একইভাবে অধীনস্থরা লিখিত যোগাযোগের মাধ্যমে তাদের সমস্যা, পরামর্শ, মতামত, মতামত তাদের বসের কাছে পাঠাতে পারে। চিঠি, মেমো, সার্কুলার, ম্যানুয়াল, নোটিশ, রিপোর্টের মতো লিখিত যোগাযোগ বিভিন্ন আকারে হতে পারে; প্রশ্নাবলী ইত্যাদি। লিখিত যোগাযোগ সাধারণত ব্যবহৃত হয় যখন শ্রোতারা দূরবর্তী অবস্থানে থাকে বা যখন ভবিষ্যতে কোন সমস্যা সমাধানের জন্য রেফারেন্স হিসাবে ব্যবহারের জন্য একটি স্থায়ী রেকর্ড রাখা প্রয়োজন হয়।

লিখিত যোগাযোগের পদ্ধতিগুলি মূলত লিখিত যোগাযোগের মাধ্যম দুটি প্রকারের হয়, যেমন: 

I. ব্যবস্থাপনার জন্য লিখিত যোগাযোগের পদ্ধতি/মিডিয়া

II  কর্মচারীদের জন্য লিখিত যোগাযোগের পদ্ধতি/মিডিয়া

তো আজকে আমরা আলোচনা করবো লিখিত যোগাযোগ সম্পর্কে এবং এর সকল প্রকারভেদ সম্পর্কে আলোচনা করব।

ব্যবস্থাপনার জন্য লিখিত যোগাযোগের পদ্ধতি/মাধ্যম: 

লিখিত যোগাযোগের পদ্ধতি যা সাধারণত ব্যবস্থাপনার মধ্যে সীমাবদ্ধ থাকে: 

1. নীতি ও পদ্ধতির বিবৃতি: সাংগঠনিক নীতি ও পদ্ধতির বিবৃতি হল লিখিত যোগাযোগের একটি সাধারণভাবে ব্যবহৃত মাধ্যম  ব্যবস্থাপনা  শীর্ষ-স্তরের ব্যবস্থাপনা লিখিত আকারে নীতি ও পদ্ধতি প্রস্তুত করে যাতে প্রতিষ্ঠানের সকল সদস্য তা পড়তে পারে এবং সেই অনুযায়ী কাজ করতে পারে।  

2. স্পেশাল ম্যানেজমেন্ট বুলেটিন: স্পেশাল ম্যানেজমেন্ট বুলেটিনের মাধ্যমে ম্যানেজাররা নিম্ন-স্তরের কাছে গুরুত্বপূর্ণ এবং জরুরি তথ্য সরবরাহ করে।  যেহেতু ম্যানেজমেন্ট বুলেটিনগুলি লিখিত আকারে থাকে, তারা কোনও বিকৃতি ছাড়াই বার্তা প্রেরণ করে।

3. ম্যানেজমেন্ট নিউজলেটার: সাধারণত, কম গুরুত্বপূর্ণ বার্তাগুলি ম্যানেজমেন্ট লেভেলের লোকেদের কাছে ম্যানেজমেন্ট নিউজলেটারের মাধ্যমে জানানো হয়। এই চিঠিগুলি সাপ্তাহিক, পাক্ষিক বা মাসিক প্রকাশিত হতে পারে। 

4. আনুষ্ঠানিক ব্যবস্থাপনা রিপোর্ট: বিভিন্ন বিভাগ এবং বিভাগের পরিচালকরা তাদের কর্মক্ষমতা উর্ধ্বতনদের সাথে যোগাযোগ করার জন্য প্রতিবেদন তৈরি করে। ফোফ উদাহরণ। একটি কোম্পানির এরিয়া সেলস ম্যানেজাররা তাদের নিজ নিজ আঞ্চলিক সেলস ম্যানেজারের কাছে মাসিক সেলস রিপোর্ট জমা দেন;, আঞ্চলিক সেলস ম্যানেজাররা তাদের রিপোর্ট কর্পোরেট সেলস ম্যানেজারের কাছে জমা দেন। এইভাবে, পুরো বিক্রয় কার্যক্রম একটি সমন্বিত প্রক্রিয়ায় আসবে। 

5. সুপারভাইজারদের হ্যান্ডবুক: অনেক ক্ষেত্রে সুপারভাইজারদের হ্যান্ডবুক সরবরাহ করা হয়। হ্যান্ডবুকটিতে কোম্পানির নীতি, কাজের পদ্ধতি, অভিযোগ পরিচালনার পদ্ধতি, বিরোধ নিষ্পত্তির পদ্ধতি, অভিযোগ ব্যবস্থা, কর্মক্ষমতা পরিমাপ পদ্ধতি ইত্যাদি রয়েছে। এই সমস্যাগুলির মধ্যে খরচ কমানোর পদ্ধতি, পণ্য বিকাশের ধারণা, অপচয় কমানোর ব্যবস্থা, শিল্প দুর্ঘটনা হ্রাস করার উপায় এবং কোম্পানির নিরাপত্তা ব্যবস্থা অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে। 

কর্মচারীদের জন্য লিখিত যোগাযোগের পদ্ধতি / মিডিয়া

ম্যানেজমেন্টকে ফ্লোর লেভেলের কর্মীদের সাথে যোগাযোগ করতে হবে। তাদের সাথে যোগাযোগের লিখিত পদ্ধতিগুলি নিম্নরূপ: 

1. কর্মচারী হ্যান্ডবুক: কর্মচারী হ্যান্ডবুক একটি খুব দরকারী টুল যা কর্মচারীদের কোম্পানি সম্পর্কে শেখার সুযোগ দেয়। এটি একটি কেন্দ্রীয় তথ্য উৎস যা কোম্পানির ইতিহাস, চাকরির কর্মক্ষমতা সম্পর্কিত নিয়ম, কর্মচারী সুবিধা ইত্যাদি সম্পর্কিত তথ্য প্রদান করে। হ্যান্ডবুক সাধারণত নবনিযুক্ত কর্মীদের সরবরাহ করা হয়।

2 কর্মচারী বুলেটিন: বুলেটিনগুলি কর্মীদের যেকোন জরুরি বিষয় জানাতে ব্যবহার করা হয়। সাধারণত, এই ধরনের বুলেটিন সুপারভাইজারদের দ্বারা প্রস্তুত এবং বিতরণ করা হয়। কিছু ক্ষেত্রে, IL কোম্পানির নোটিস বোর্ডে ঝুলানো হয়।

3. কর্মচারী নিউজলেটার: কর্মচারী নিউজলেটার হল কর্মীদের সাথে যোগাযোগের একটি অত্যন্ত দরকারী টুল। এটি কোম্পানির সাফল্য, কোম্পানির চলমান প্রকল্প, কর্মচারী স্বীকৃতি বা পুরস্কারের খবর, কর্মচারী নিবন্ধ বা গল্প ইত্যাদি বিষয়ে কর্মীদের অবহিত করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে। এই ধরনের নিউজলেটার সাপ্তাহিক, দৃঢ়ভাবে, মাসিক এবং তাই প্রকাশিত হতে পারে।  

4. নতুন কর্মচারীদের চিঠি: তাদের সাথে সৌহার্দ্যপূর্ণ সম্পর্ক স্থাপনের জন্য নবনিযুক্ত কর্মচারীদের স্বাগত পত্র পাঠানো হয়। 

 5. রিডিং র‍্যাক: কিছু সংস্থা কর্মীদের পড়ার আগ্রহকে উদ্দীপিত করার জন্য রিডিং র্যাকের ব্যবস্থা করে। এই র্যাকগুলি বিভিন্ন বই, কাগজপত্র, নথি, সাময়িকী ইত্যাদি দিয়ে তৈরি করা হয়। অবসর সময়ে, কর্মচারীরা এই উপকরণগুলি পড়তে পারে এবং জ্ঞান অর্জন করতে পারে। 

 6. বুলেটিন বোর্ড: বুলেটিন বোর্ড হল কর্মচারীদের সাথে লিখিত যোগাযোগের প্রাচীনতম পদ্ধতি। বুলেটিন বোর্ডগুলি সাধারণত সংস্থার এমন একটি জায়গায় অবস্থিত যেখানে বেশিরভাগ কর্মচারী সাধারণত জড়ো হন। বুলেটিন বোর্ডগুলি চাকরির পোস্টিং, কোম্পানির আসন্ন ঘটনা, নতুন কাজের নীতি ইত্যাদির মতো তথ্য প্রদর্শন করে। 

7. পে-রোল খাম: অনেক প্রতিষ্ঠান খামের মাধ্যমে বেতন দেয়। খামে বেতনের হিসাব এবং সেখানে যে কোনো পরিবর্তন, কোনো মজুরি কাটা বা জরিমানা ইত্যাদি বর্ণনা করে একটি স্লিপ রয়েছে। ইত্যাদি

8. অভিযোগ এবং পরামর্শ বাক্স: অনেক সংস্থা একটি উপযুক্ত জায়গায় অভিযোগ বাক্স ইনস্টল করে যেখানে কর্মীরা তাদের অভিযোগ, অভিযোগ, প্রশ্ন, পরামর্শ ইত্যাদি দিতে পারে।

9. স্মারকলিপি: কিছু সংস্থা স্মারকলিপি ব্যবহার করে কর্মচারীদের বার্ষিক বৃদ্ধির অনুমোদন, ছুটির বিধান করা, শাস্তিমূলক ব্যবস্থা নেওয়া, পদোন্নতি এবং বদলির আদেশ, মিটিংয়ের নোটিশ সম্পর্কে জানাতে। 

 10. অভ্যন্তরীণ সার্কুলার: অভ্যন্তরীণ সার্কুলারগুলি প্রায়শই কর্মীদের অবহিত করতে ব্যবহৃত হয়: জরুরি ঘটনা বা ঘটনা তাত্ক্ষণিকভাবে।

লিখিত যোগাযোগ সংস্থার সুবিধাসমূহ

যোগাযোগের এই পদ্ধতির সাথে যুক্ত নিম্নলিখিত সুবিধাগুলির কারণে লিখিত যোগাযোগের ব্যাপক ব্যবহার করে:

1. ভুল বোঝাবুঝি হ্রাস: লিখিত বার্তাগুলি আরও সঠিক এবং তাই ভুল ব্যাখ্যা, বিভ্রান্তি এবং ভুল বোঝাবুঝি কমাতে সাহায্য করে

2. স্থায়ী রেকর্ড: লিখিত যোগাযোগ কমিউনিকেশনের একটি স্থায়ী রেকর্ড প্রদান করে। 

 3. ভবিষ্যতের রেফারেন্সের উত্স: যেহেতু লিখিত যোগাযোগ একটি রেকর্ড বেস প্রদান করে, এটি ভবিষ্যতে রেফারেন্সের উত্স হিসাবে ব্যবহার করা যেতে পারে। 

 4. আইনি প্রতিরক্ষা: লিখিত যোগাযোগের আরেকটি মূল সুবিধা হল যে লিখিত বার্তাগুলি আইনি লড়াইয়ে প্রতিরক্ষা ব্যবস্থা হিসাবে কাজ করে। 

 5. ব্যাপক কভারেজ: লিখিত বার্তাগুলি গণ মেইলিংয়ের মাধ্যমে বিভিন্ন স্থানে অবস্থিত এক সময়ে বিপুল সংখ্যক লোকের কাছে যোগাযোগ করা যেতে পারে। 

 6. অভিন্নতা বজায় রাখা: এই যোগাযোগ সংস্থার নীতি এবং পদ্ধতিতে অভিন্নতা প্রচারে খুবই কার্যকর। 

 7. সহজ সংরক্ষণ: লিখিত যোগাযোগ সংরক্ষণ করা সহজ। মানুষের মস্তিষ্কের ধরে রাখার ক্ষমতা সীমিত। লিখিত যোগাযোগের মাধ্যমে এই ধরনের সীমাবদ্ধতা এড়ানো যেতে পারে।

8. দীর্ঘ এবং জটিল বার্তা যোগাযোগ: লিখিত যোগাযোগ দীর্ঘ এবং জটিল বিষয় প্রেরণের জন্য সবচেয়ে উপযুক্ত।  প্রয়োজনীয় ব্যাখ্যা, প্রাসঙ্গিক তথ্য, সহায়ক ইত্যাদি.  লিখিত বার্তার সাথে সহজে যুক্ত করা যেতে পারে।  

9. নির্ভুলতা পরীক্ষা করা: লিখিত বার্তাগুলি ব্যাকরণগত এবং বাস্তবিক নির্ভুলতার জন্য পরীক্ষা করা যেতে পারে।  এটি এর গ্রহণযোগ্যতা বাড়ায়। 

10. অতিরঞ্জন এড়ানো: লিখিত যোগাযোগ অপ্রয়োজনীয় এবং অতিরঞ্জিত তথ্য এড়িয়ে শুধুমাত্র প্রাসঙ্গিক তথ্য তুলে ধরতে সাহায্য করে।  

11. ভুল ব্যাখ্যা এড়ানো: লিখিত যোগাযোগ বার্তার ভুল ব্যাখ্যার বিরুদ্ধে সুরক্ষা হিসাবে কাজ করে।  এই ধরনের ভুল উদ্দেশ্য যারা আছে তারা স্বয়ংক্রিয়ভাবে লিখিত বার্তা দ্বারা নিয়ন্ত্রণ করা যেতে পারে.  

12. অস্বীকারের সম্ভাবনা হ্রাস করা: লিখিত যোগাযোগ একটি স্থায়ী রেকর্ড হিসাবে কাজ করে।  তাই বার্তার প্রাপ্তি কেউ অস্বীকার করতে পারবে না।  

13. সহজ সঞ্চালন: লিখিত যোগাযোগ কোম্পানির পণ্য এবং পরিষেবার প্রচারের সুবিধা দেয়।  ভালোভাবে খসড়া করা সার্কুলার লেটার, রিপোর্ট, মেমো, নোটিশ ইত্যাদি তাদের লক্ষ্য অর্জন করতে পারে এবং কোম্পানির সদিচ্ছা বাড়াতে পারে।

লিখিত যোগাযোগের অসুবিধা

যদিও লিখিত যোগাযোগ ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত হয় এবং যোগাযোগের অন্যান্য রূপের তুলনায় এর কিছু সুবিধা রয়েছে, তবে এটি ত্রুটিমুক্ত নয়।  এই ধরনের যোগাযোগ নিম্নলিখিত সীমাবদ্ধতার সম্মুখীন হয়: 

1. সময় সাপেক্ষ: খসড়া তৈরি, সম্পাদনা এবং লেখার যোগাযোগের বার্তা লেখা সময় সাপেক্ষ।  অতএব, যখন তথ্য প্রাপকের কাছে পৌঁছায়, তখন এটি তার উপযোগিতা বা উপযোগিতা হারাতে পারে।  

2. ধীর প্রকৃতি: লিখিত বার্তা যোগাযোগ প্রক্রিয়ার প্রতিটি পর্যায়ে ধীরগতিতে ভোগে।  এটির জন্য প্রস্তুতি, খসড়া তৈরি, সংশোধন করা এবং বার্তা প্রেরণের আনুষ্ঠানিকতা মেনে চলা প্রয়োজন।  এই সমস্ত পদক্ষেপগুলি সময় ব্যয় করে যা যোগাযোগ প্রক্রিয়াকে বিলম্বিত করে।

3. তাৎক্ষণিক প্রতিক্রিয়ার অনুপস্থিতি: লিখিত যোগাযোগে, প্রেরক তার কাছে প্রেরিত বার্তা সম্পর্কে তাত্ক্ষণিক প্রতিক্রিয়া বা রিসিভারের প্রতিক্রিয়া জানাতে পারে না। 

 4. গোপনীয়তা হারানো: যখন বার্তা লেখা হয়, তখন এর গোপনীয়তা কিছুটা হলেও হারিয়ে যেতে পারে। 

 5. ভুল বোঝাবুঝির সম্ভাবনা: লিখিত যোগাযোগ শুধুমাত্র ভুল বোঝাবুঝি এবং বিভ্রান্তির সম্ভাবনা হ্রাস করে, কিন্তু দূর করতে পারে না। অকার্যকর লেখকদের দ্বারা বার্তার দুর্বল অভিব্যক্তির কারণে ভুল বোঝাবুঝি এবং বিভ্রান্তি দেখা দিতে পারে। তাছাড়া, লিখিত বার্তা সাধারণত আন্তঃসাংস্কৃতিক যোগাযোগে ভুল বোঝাবুঝির সৃষ্টি করে। 

 6. ব্যয়বহুল: লিখিত যোগাযোগ প্রকৃতিতে ব্যয়বহুল। এটির জন্য কাগজপত্র, কলম, মুদ্রণ ডিভাইস, সুরকার ইত্যাদির প্রয়োজন হয় যার জন্য খরচ প্রয়োজন। 

 7. লাল ট্যাপিজম: লিখিত বার্তাগুলি রেড-ট্যাপিজমের প্রভাবে ভোগে। একটি লিখিত বার্তা সংগঠন কাঠামোর বিভিন্ন স্তর ভ্রমণ করে তার চূড়ান্ত গন্তব্যে পৌঁছায়। ফলে সিদ্ধান্ত গ্রহণে বিলম্ব হয়। 

 8. অশিক্ষিত কবিদের জন্য অনুপযুক্ত: লিখিত যোগাযোগ নিরক্ষর মানুষের জন্য উপযুক্ত নয়। তারা একটি বার্তা লিখতে বা পড়তে পারে না। 

 9. তাত্ক্ষণিক ব্যাখ্যার অভাব: যদি লিখিত বার্তাটি বুঝতে কোনো অসুবিধা হয়, তবে প্রাপক তাত্ক্ষণিকভাবে ব্যাখ্যা চাইতে পারবেন না, কারণ প্রেরক সেখানে উপলব্ধ নাও হতে পারে। এটি যোগাযোগকে অকার্যকর করে তোলে। 

10. প্রতিক্রিয়া পর্যবেক্ষণে অসুবিধা: একটি বার্তা প্রেরক বার্তা সম্পর্কে প্রাপকের প্রতিক্রিয়া পেতে পারে না, কারণ সেগুলি দূরবর্তী অবস্থানে থাকতে পারে। মৌখিক যোগাযোগে, গ্রহণকারীর প্রতিক্রিয়া তার মুখের অভিব্যক্তি বা অঙ্গভঙ্গি থেকে বোঝা যায়। 

 11. নমনীয়তার অভাব: একবার লিখিত বার্তা পাঠানো হলে, এটি পরিবর্তন বা পরিবর্তন করা যাবে না। এই কারণে, অনেকে কিছু ক্ষেত্রে লিখিত যোগাযোগ পছন্দ করেন না।

12. সরাসরি সম্পর্কের অনুপস্থিতি: রিটন মিডিয়ার মাধ্যমে যোগাযোগ প্রেরক এবং প্রাপকের মধ্যে অনানুষ্ঠানিক সম্পর্ক স্থাপনের জন্য উপযুক্ত নয়। এই জন্য. লিখিত যোগাযোগ প্রেরক এবং প্রাপকের মধ্যে সরাসরি সম্পর্ক স্থাপনে একটি বাধা হিসাবে বিবেচিত হয়। 

13. ফাইলিং খরচ: লিখিত নথি ফাইলে সংরক্ষণ করা প্রয়োজন। ফলস্বরূপ, এতে ফাইল কেনা, ফাইল ক্যাবিনেট, কেরানিদের নিয়োগ ইত্যাদির খরচ জড়িত। 

লিখিত যোগাযোগের উন্নতির নির্দেশিকা 

যদিও লোকেরা মৌখিক যোগাযোগে বেশি সময় ব্যয় করে, সংস্থাগুলি প্রাথমিকভাবে লিখিত যোগাযোগের উপর নির্ভর করে। ডকুমেন্টারি প্রমাণ, লিখিত যোগাযোগের বিকল্প আছে। নিম্নলিখিত নির্দেশিকাগুলি লিখিত যোগাযোগের উন্নতি করতে পারে: 

1. একটি তথ্য ভিত্তি তৈরি করতে এবং বজায় রাখার জন্য সংক্ষিপ্ত এবং পরিচিত শব্দ ব্যবহার করা: লিখিত বার্তায়, সংক্ষিপ্ত এবং পরিচিত শব্দ ব্যবহার করা বুদ্ধিমানের কাজ। যদিও অপরিচিত এবং জটিল শব্দগুলি লেখকের বুদ্ধিবৃত্তিকতার ইঙ্গিত দেয়, তবে তিনি সাধারণ পাঠকদের কাছে বার্তা পৌঁছে দিতে ব্যর্থ হতে পারেন। 

 2. ছোট বাক্য এবং অনুচ্ছেদ ব্যবহার করা: সফল লিখিত বার্তাগুলির জন্য ছোট বাক্য এবং অনুচ্ছেদ প্রয়োজন। কারণ, ছোট বাক্য এবং অনুচ্ছেদ দীর্ঘ বাক্য এবং অনুচ্ছেদের চেয়ে ভাল যোগাযোগ করে। বাক্য এবং অনুচ্ছেদ দীর্ঘ হলে, পাঠক বার্তাটির সম্পূর্ণ অর্থ বুঝতে পারে না।

3. সতর্কতার সাথে প্রযুক্তিগত শব্দ ব্যবহার করা: বার্তায় যতটা সম্ভব ন্যূনতম প্রযুক্তিগত শব্দাবলী থাকা উচিত। কারিগরি শব্দ বা জার্গন সাধারণ পাঠকদের জন্য বার্তাটি কঠিন করে তোলে। উদাহরণস্বরূপ, অবচয়, অঙ্গীকার ইত্যাদি হল নতুন বিনিয়োগ প্রকল্পে সাধারণভাবে ব্যবহৃত পদ। যাইহোক, এই শব্দগুলি সাধারণ মানুষের কাছে বিভ্রান্তিকর হতে পারে। 

 4. সক্রিয় ভয়েস ব্যবহার করা: লিখিত যোগাযোগে, যোগাযোগকারীকে প্যাসিভ রাইসের চেয়ে সক্রিয় ভয়েস পছন্দ করা উচিত। কারণ, সক্রিয় কণ্ঠে লেখা বাক্যগুলো সংক্ষিপ্ত এবং সরাসরি। তবে, এর মানে এই নয় যে প্যাসিভ ভয়েস ব্যবহার করা যাবে না। 

5. উদাহরণ এবং চার্ট দিন: একটি কথা আছে যে গ্রাফগুলি শব্দের চেয়ে বেশি বলে। অতএব, যেখানেই সম্ভব, লিখিত বার্তায় উদাহরণ এবং গ্রাফ থাকা উচিত যা বার্তাটিকে আরও সহজে স্পষ্ট করতে পারে।

6. যৌক্তিকভাবে চিন্তা প্রকাশ করা: চিন্তার যৌক্তিক বিন্যাস কার্যকর লিখিত যোগাযোগের আরেকটি গুরুত্বপূর্ণ মানদণ্ড। প্রেরকের চিন্তাভাবনা বা ধারণাগুলি যৌক্তিকভাবে এবং ক্রমানুসারে সাজানো উচিত যাতে করে। পাঠক অর্থ বুঝতে পারবেন। 

 7. অপ্রয়োজনীয় শব্দ এড়িয়ে চলুন: অপ্রয়োজনীয় এবং পুনরাবৃত্তিমূলক শব্দগুলি এড়িয়ে চলা উইটন মেসেজের কার্যকারিতা বাড়ানোর আরেকটি উপায়। উদাহরণস্বরূপ, 'আপনি আপনার অবসর সময় কীভাবে কাটান?' জিজ্ঞাসা করার পরিবর্তে কেউ জিজ্ঞাসা করতে পারেন 'আপনি কীভাবে আপনার জ্ঞান ব্যয় করেন? প্রথম প্রশ্নটিতে অপ্রয়োজনীয় শব্দ 'সময়' রয়েছে।

8. বিভেদমূলক শব্দ এড়িয়ে চলুন: লেখার সময়, লেখকের বৈষম্যমূলক শব্দ ব্যবহার করা উচিত নয়।  বৈষম্যমূলক শব্দগুলি এমন যেগুলি সমস্ত লোককে সমানভাবে ব্যবহার করে না।  অধিকন্তু, এই ধরনের শব্দগুলি লিঙ্গ, জাতি, ধর্ম ইত্যাদির ক্ষেত্রে পক্ষপাতিত্ব সৃষ্টি করে৷ উদাহরণস্বরূপ, কিছু বৈষম্যমূলক শব্দ নীচে উল্লেখ করা হল: 

 বৈষম্যমূলক শব্দ 

• সেলসম্যান 

• পুলিশম্যান 

• চেয়ারম্যান

• কালো মানুষ 

শব্দগুলি বৈষম্য থেকে মুক্ত 

• বিক্রয়কর্মী  

•পুলিশ অফিসার

•চেয়ারপার্সন

•মানুষ 

যখন লিখিত যোগাযোগ বেশি কার্যকর হয় 

যদিও লোকেরা মৌখিক যোগাযোগে বেশি সময় ব্যয় করে, লিখিত যোগাযোগ নিম্নলিখিত পরিস্থিতিতে আরও কার্যকর হয়: 

1. জটিল তথ্য পৌঁছে দেওয়া: যখন প্রেরক জটিল তথ্য জানাতে চায়, লিখিত যোগাযোগ মৌখিক যোগাযোগের চেয়ে ভাল কাজ করে৷ লিখিত নথি থাকার ফলে, প্রাপক পুনরায় করতে পারেন এটি বারবার বিজ্ঞাপন দিন যতক্ষণ না সে বুঝতে পারে 

2. স্থায়ী রেকর্ডের প্রয়োজন: ভবিষ্যতের রেফারেন্সের জন্য একটি স্থায়ী রেকর্ডের প্রয়োজন হলে লিখিত যোগাযোগ বাঞ্ছনীয়। 

 3. বৃহৎ শ্রোতার সাথে যোগাযোগ: যখন শ্রোতা সংখ্যায় বেশি হয় এবং ভৌগলিকভাবে ছড়িয়ে পড়ে, তখন লিখিত যোগাযোগ ফলপ্রসূ হয়। প্রেরক একই লিখিত নথি বা তথ্য পত্রের সাথে বারবার যোগাযোগ করতে পারেন।

4. শ্রোতাদের সাথে যোগাযোগের জন্য কম প্রয়োজন: শ্রোতাদের সাথে তাত্ক্ষণিক মিথস্ক্রিয়া হয় গুরুত্বহীন বা অবাঞ্ছিত হলে লিখিত যোগাযোগও উপযুক্ত। 

 5. আবেদনের অভিন্নতা বজায় রাখা: যখন কোনও বার্তা বিভিন্ন জায়গায় একইভাবে প্রয়োগ করা হয়, তখন প্রেরকের উচিত মৌখিক যোগাযোগের পরিবর্তে লিখিত যোগাযোগ পছন্দ করা।