Order Letter Overview By Bangla

অর্ডার লেটার 

লেখা অর্ডার লেটার একটি দীর্ঘস্থায়ী ব্যবসায়িক অভ্যাস এবং এতদিন ব্যবসায়িক কার্যক্রম বিদ্যমান থাকবে। যদিও অর্ডার দেওয়ার ধরণ পরিবর্তিত হয়েছে, এই চিঠি লেখার সারমর্ম একই রয়ে গেছে। কর্পোরেট গ্রাহকরা পণ্য সরবরাহের জন্য প্রস্তুতকারক বা বিক্রেতাদের কাছে অর্ডার চিঠি দেয়। একটি অর্ডার দেওয়ার পরে, বিক্রেতা এটি গ্রহণ বা প্রত্যাখ্যান করতে পারে। যদি গৃহীত হয়, বিক্রেতা একটি অর্ডার নিশ্চিতকরণ চিঠি এবং তারপরে গ্রাহকের কাছে একটি আদেশ কার্যকর করার চিঠি পাঠায়। অন্যদিকে, অর্ডার প্রত্যাখ্যান করা হলে বিক্রেতা একটি আদেশ প্রত্যাখ্যান চিঠি পাঠাতে পারেন। তাছাড়া, গ্রাহকও অর্ডার বাতিল করতে পারেন। সেক্ষেত্রে, গ্রাহক অর্ডারটি কার্যকর না করার জন্য বিক্রেতাকে অনুরোধ করে একটি অর্ডার বাতিলকরণ চিঠি লেখেন। এই অধ্যায়ে আদেশ চিঠি সংক্রান্ত এই সমস্ত বিষয় আলোচনা করা হয়েছে.

অর্ডার লেটারের অর্থ

একজন সম্ভাব্য ক্রেতা বিক্রেতার কাছে যে চিঠি লিখে তাকে পণ্য সরবরাহের অনুরোধ করে তাকে অর্ডার লেটার বলে।  অনুসন্ধানী চিঠি লিখে ক্রেতারা পণ্যের মূল্য, গুণমান এবং বিক্রয়ের শর্তাবলী সম্পর্কে প্রয়োজনীয় তথ্য সংগ্রহ করতে পারেন।  ক্রেতা যদি উদ্ধৃত মূল্য, পণ্যের গুণমান এবং বিক্রয়ের শর্ত সন্তোষজনক মনে করেন, তাহলে তিনি তার ঠিকানায় পণ্য সরবরাহের আদেশ দেন।  ক্রেতার আদেশ অনুযায়ী বিক্রেতা পণ্য সরবরাহ করে।  আধুনিক সময়ে, বিক্রেতারা গ্রাহকদের মুদ্রিত অর্ডার ফর্ম সরবরাহ করে এবং গ্রাহকরা সেই মুদ্রিত অর্ডারের ফাঁকা জায়গাগুলি পূরণ করে অর্ডার দেয়।  এই ক্ষেত্রে, প্রিন্টেড অর্ডার শীট বা ফাঁকাকে অর্ডার লেটার হিসাবে বিবেচনা করা হয়।

অর্ডার লেটার/অর্ডার লেটারের বিষয়বস্তু লেখার ক্ষেত্রে যে বিষয়গুলো বিবেচনা করতে হবে:

সম্ভাব্য ক্রেতারা তাদের কাছে পণ্য সরবরাহ করার জন্য সরবরাহকারীদের অনুরোধ করে।  আধুনিক সময়ে, বিক্রেতার দ্বারা সরবরাহ করা প্রিন্টেড অর্ডার ব্ল্যাঙ্ক বা ক্রয় অর্ডার ফর্মগুলি সাধারণত অর্ডার দেওয়ার জন্য ব্যবহৃত হয়।  যাইহোক, অর্ডার ফাঁকা এবং ক্রয় অর্ডার ফর্মের অনুপস্থিতিতে, অর্ডার চিঠি লেখা হয়।  এই ধরনের চিঠিতে তিনটি প্রধান শ্রেণীবিভাগের তথ্য রয়েছে: 1.অর্ডার করা আইটেম সম্পর্কে তথ্য

2. শিপিং সম্পর্কিত তথ্য

3. পেমেন্ট সংক্রান্ত তথ্য।  

অর্ডার করা আইটেম সম্পর্কে তথ্য:

একটি অর্ডার চিঠিতে অর্ডার করা পণ্যের সম্পূর্ণ বিবরণ থাকতে হবে।  এই ধরনের তথ্য নিম্নলিখিত অন্তর্ভুক্ত:

1. পণ্যের নাম
2. ব্র্যান্ডের নাম
3. পরিমাণ
4. ক্যাটালগ নম্বর
5. মডেল নম্বর
6. রঙের
7. আকার
8. ওজন
9. ইউনিট মূল্য

শিপিং সম্পর্কিত তথ্য: 

শিপিং তথ্য খুবই গুরুত্বপূর্ণ, শিপিং তথ্যের অনুপস্থিতিতে, ক্রেতা এবং বিক্রেতার মধ্যে ভুল বোঝাবুঝি হতে পারে।  শিপিং তথ্য নিম্নলিখিত অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে:

1. পছন্দসই প্রাপ্তির তারিখ
2. পছন্দসই শিপিং অবস্থান
3. শিপিং মোড (রেল, রাস্তা, বা জলপথ)।

অর্থপ্রদান সংক্রান্ত তথ্য:

অর্ডারকৃত আইটেমগুলির জন্য মূল্য পরিশোধের পদ্ধতি স্পষ্টভাবে নির্দেশিত হতে হবে।  বিক্রেতা শুধুমাত্র তখনই অর্ডার লেটার গ্রহণ করবে যখন তারা উভয়েই মূল্য পরিশোধ সংক্রান্ত একটি সাধারণ ভিত্তিতে আসবে।  পেমেন্ট তথ্য নিম্নলিখিত অন্তর্ভুক্ত:

• অর্থপ্রদানের পদ্ধতি (নগদ, চেক, খসড়া)
• অর্থপ্রদানের তারিখ

উপরে উল্লিখিত কারণগুলি সাধারণত অর্ডার চিঠিতে অন্তর্ভুক্ত করা হয়।  তবে ক্রেতা প্রয়োজন মনে করলে অন্য কোনো নির্দেশ বা উপাদান অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন।

অর্ডার কনফার্মেশন লেটারের অর্থ:

ক্রেতার অর্ডার গ্রহণ করে বিক্রেতার লেখা চিঠিটি অর্ডার কনফার্মেশন লেটার নামে পরিচিত।  এটিকে আদেশ গ্রহণের চিঠিও বলা হয়।  সাধারণত, বিক্রেতা গ্রাহকের কাছ থেকে অর্ডার লেটার পাওয়ার সাথে সাথেই পণ্য সরবরাহ করে।  যাইহোক, কিছু ক্ষেত্রে, পণ্যের উৎপাদন না হওয়া, ধর্মঘট, রাজনৈতিক অস্থিরতা, পরিবহন অবরোধ ইত্যাদি কারণে পণ্য সরবরাহে বিলম্ব হতে পারে। এই পরিস্থিতিতে, বিক্রেতা ক্রেতাকে বিলম্বের কারণ এবং প্রত্যাশিত বর্ণনা করে অর্ডার নিশ্চিতকরণ চিঠি লেখেন।  প্রসবের তারিখ.  এই চিঠিটি সাধারণত ব্যবসায়িক সৌজন্যের চিহ্ন হিসাবে এবং ক্রেতাকে আশ্বস্ত করার জন্য লেখা হয় যে সে তার পছন্দসই পণ্য সরবরাহ করবে। 

অর্ডার নিশ্চিতকরণ পত্রের বিষয়বস্তু

একটি অর্ডার নিশ্চিতকরণ চিঠিতে নিম্নলিখিত বিষয়গুলি থাকে: 

1. ক্রেতার অর্ডার পত্রের স্বীকৃতি 

2. রেফারেন্স নম্বর সহ অর্ডার পত্রের তারিখ 

3. অর্ডার দেওয়ার জন্য গ্রাহকদের ধন্যবাদ 

4. গ্রাহককে জানানো যে  অর্ডার গৃহীত হয় 

5. গ্রাহককে আশ্বস্ত করা যে গ্রাহকের নির্দেশ অনুসারে পণ্য সরবরাহ করা হবে

অর্ডার এক্সিকিউশন লেটারের:

চিঠির মাধ্যমে বিক্রেতা গ্রাহককে জানান যে অর্ডার করা পণ্যগুলি পৌঁছে দেওয়া হয়েছে, তাকে অর্ডার এক্সিকিউশন লেটার বলে।  একবার বিক্রেতা গ্রাহকের কাছ থেকে অর্ডার পেলে, তিনি তা গ্রহণ বা প্রত্যাখ্যান করতে পারেন।  অর্ডারটি প্রত্যাখ্যান করা হয়েছে কিনা, বিক্রেতাকে অবশ্যই তা গ্রাহককে জানাতে হবে।  যখন বিক্রেতা অর্ডারটি গ্রহণ করে এবং অর্ডার করা আইটেমগুলি সরবরাহ করে, তখন তিনি আদেশ কার্যকর করার চিঠি লেখেন।  এই চিঠি লেখার উদ্দেশ্য হ'ল গ্রাহককে ডেলিভারির তারিখ, ব্যবহৃত পরিবহনের মোড, সম্ভাব্য তারিখ যে সময়ে গ্রাহক চালানটি পাবেন এবং মোট মূল্য সম্পর্কে অবহিত করা।  চালান সাধারণত এই চিঠির সাথে সংযুক্ত থাকে।

অর্ডার এক্সিকিউশন লেটারের বিষয়বস্তু :

একটি অর্ডার এক্সিকিউশন লেটারে নিম্নলিখিত বিষয়গুলি থাকে: 1. তারিখ সহ অর্ডার লেটারের রেফারেন্স নম্বর

2 নাম, ব্র্যান্ড এবং পণ্যের গুণমান

3. পণ্যের পরিমাণ

4. পণ্য সরবরাহের তারিখ

5. ক্রেতার ঠিকানায় পণ্য পৌঁছানোর প্রত্যাশিত তারিখ

6. পণ্যের প্যাকিংয়ের প্রকৃতি

7. পণ্য সরবরাহের জন্য ব্যবহৃত পরিবহন

8. পণ্যের মোট মূল্য

9. প্রত্যাশিত তারিখ এবং অর্থপ্রদানের পদ্ধতি।

অর্ডার প্রত্যাখ্যান চিঠির:

 যখন বিক্রেতা অর্ডারকৃত পণ্য সরবরাহ করতে অপারগতা প্রকাশ করে গ্রাহককে একটি চিঠি লেখে, তখন এটি অর্ডার প্রত্যাখ্যান চিঠি হিসাবে পরিচিত।  যদিও বিক্রেতারা ট্রম গ্রাহকদের কাছ থেকে আরও বেশি অর্ডার আশা করে, তারা গ্রাহকদের দেওয়া সমস্ত অর্ডার উপভোগ করতে পারে না।  কিছু ক্ষেত্রে, বিক্রেতারা আদেশ প্রত্যাখ্যান করে।  এই পরিস্থিতিতে, তাদের আদেশ প্রত্যাখ্যান চিঠি লিখতে হবে।  এইভাবে।  অর্ডার প্রত্যাখ্যান পত্র গ্রাহককে জানায় যে বিক্রেতা তার অর্ডার দিতে পারেনি।  যদিও অর্ডার প্রত্যাখ্যান একটি অ-বান্ধব ব্যবসায়িক অনুশীলন, বিক্রেতারা প্রায়শই তা করে।  এই ধরনের প্রত্যাখ্যান বিভিন্ন কারণে ঘটতে পারে যেমন, কিছু নির্দিষ্ট স্থানে পণ্য সরবরাহে আইনি সীমাবদ্ধতা, স্টকের ঘাটতি, ক্রেতার আর্থিক বিশ্বাসযোগ্যতা সম্পর্কে সন্দেহ ইত্যাদি। আদেশ প্রত্যাখ্যানের কারণ যাই হোক না কেন, চিঠির ভাষা বিনয়ী এবং বন্ধুত্বপূর্ণ হওয়া উচিত।

আদেশ প্রত্যাখ্যানের কারণ:

একটি আদেশ প্রত্যাখ্যানের বিভিন্ন কারণ থাকতে পারে।  এর মধ্যে কয়েকটি কারণ নিম্নরূপ: 

1. অর্ডারকৃত আইটেম বিক্রেতার কাছে উপলব্ধ না হলে।  

2. যদি বিক্রেতার অর্ডারকৃত আইটেমগুলির পর্যাপ্ত স্টক না থাকে।  3. যদি নির্দিষ্ট স্থানে পণ্য সরবরাহে আইনি বাধা থাকে।  

4. বিক্রেতা গ্রাহকদের আর্থিক বিশ্বাসযোগ্যতা সম্পর্কে সন্দেহ আছে.  

5. যদি গ্রাহক অর্ডার পত্রে এমন কোনো শর্ত অন্তর্ভুক্ত করে যা আগে আলোচনা করা হয়নি এবং নিষ্পত্তি করা হয়নি।  

6. যদি বিক্রেতা গ্রাহকের পূর্ববর্তী লেনদেনে অসন্তুষ্ট হন।  

7. যদি বিক্রেতা তার ব্যবসার প্রকৃতি পরিবর্তন করে থাকে।  

8. যদি বিক্রেতার কোন ক্রেডিট বিক্রয় নীতি না থাকে, তবে গ্রাহক ক্রেডিট কেনার প্রস্তাব করেন।

অর্ডার বাতিলের চিঠিঃ

 যখন ক্রেতা বিক্রেতার কাছে চিঠি লেখে যাতে তাকে অর্ডারের পণ্য সরবরাহ না করার অনুরোধ জানানো হয়, তখন তাকে অর্ডার বাতিলের চিঠি বলে।  সাধারণত, গ্রাহক তার ঠিকানায় কিছু নির্দিষ্ট পণ্য সরবরাহের জন্য অর্ডার দেয়।  গ্রাহকের কাছ থেকে একটি আদেশ প্রাপ্ত হচ্ছে;  বিক্রেতা অবিলম্বে পণ্য সরবরাহ করার জন্য পদক্ষেপ নেয়।  কারণ, ডেলিভেনে দেরি হতে পারে গ্রাহক অন্যত্র ব্যবসা করতে।  তবে, অর্ডার দেওয়ার পর গ্রাহক ডেলিভারি পেতে অনিচ্ছুক হতে পারে।  এই পরিস্থিতিতে, গ্রাহক পূর্বে দেওয়া অর্ডার বাতিল করে বিক্রেতার কাছে চিঠি লেখেন।  এই চিঠিটি আদেশ বাতিলের চিঠি হিসাবে পরিচিত।

অর্ডার বাতিলের কারণঃ

একজন সম্ভাব্য ক্রেতা নিম্নলিখিত কারণে তার অর্ডার বাতিল করতে পারেন:

1. যদি বিক্রেতা নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে পণ্য সরবরাহ করতে ব্যর্থ হয়।  2. অর্ডারকৃত পণ্যের দাম কমতে থাকলে।

3. যদি অর্ডার করা আইটেমগুলির চাহিদা ধীরে ধীরে হ্রাস পায়।

4. যদি গ্রাহক অন্য কোথাও থেকে কম দামে একই পণ্য কেনার অফার পান।

5. যদি গ্রাহক তার ব্যবসা বন্ধ করার সিদ্ধান্ত নেন।

অর্ডার বাতিলের চিঠির বিষয়বস্তুঃ

একটি অর্ডার বাতিলের চিঠিতে সাধারণত নিম্নলিখিতগুলি থাকে: 1. আগে দেওয়া অর্ডার চিঠির তারিখ এবং রেফারেন্স৷

2. অর্ডার বাতিল করার জন্য একটি সরাসরি অনুরোধ।

3. অর্ডার বাতিলের কারণ।

4. বিক্রেতা সরবরাহ করলে পণ্য গ্রহণে তার অনিচ্ছা প্রকাশ করে একটি ঘোষণা।

5. অর্ডার বাতিলের কারণে বিক্রেতার কোনো অসুবিধার জন্য দুঃখিত।

6. ভবিষ্যতে ব্যবসায়িক সম্পর্ক বজায় রাখার আশা প্রকাশ করা।

7. ভবিষ্যৎ ব্যবসায়িক লেনদেনের মাধ্যমে অর্ডার বাতিলের কারণে বিক্রেতার যে কোনো ক্ষতি পূরণের আশ্বাস।